Для українців, які ведуть бізнес у Британії, правильне зберігання фінансових доказів — це не формальність, а питання спокою та правильної сплати податків. Що обов’язково потрібно зберігати? Скільки років тримати документи? Чи достатньо банківського стейтменту, якщо чек загубився? І які помилки найчастіше допускають українські підприємці?
Про це UA-Platform запитала в Олександра Грушецького — експерта з оподаткування, засновника і керуючого директора компанії «Faros Capital». Він радить, як правильно систематизувати документи — від простого Excel до спеціалізованих програм — та попереджає, чому відсутність одного чека може коштувати сотні фунтів зайвого податку.
Які типи документів та доказів доходів чи витрат обов’язково варто зберігати для податкових та юридичних цілей у Великій Британії? Чому важливо зберігати чеки, рахунки та фінансові докази?
Важливо розподіляти документи, які засвідчують доходи, і документи, які засвідчують витрати. В частині доходів для HMRC не настільки суттєво зберігання документів. Тобто, для HMRC все, що зайшло на рахунок, це дохід і база оподаткування, з якої будуть платитися податки. Тому нам не настільки суттєво мати інвойси чи інші підтверджувальні документи. В цьому контексті це більш важливо для фінмоніторингу банків – чи кошти, які приходять на рахунок, стосуються бізнесу, чи не мають відношення до якихось незаконних дій. Тому стандартна рекомендація – це мати договір, який взагалі регулює всі стосунки між сторонами і мати інвойс, який засвідчує, чому саме конкретна сума зайшла на рахунок.
А ось в частині витрат HMRC має безпосередньо зацікавленість, тому що витрати зменшують базу оподаткування. Скажімо, людина на 1000 фунтів більше спише витрат – тоді заплатить податку на 260 фунтів менше. Тому там, де ми списуємо витрати, НМRС однозначно буде запитувати документи, які засвідчують, що це стосувалось саме бізнесу: що саме було придбано, за що було заплачено кошти.
Які витрати можна списувати – це все дуже залежить від того, чим саме бізнес займається.
В цілому застосовується принцип «wholly and exclusively for the purpose of the business», тобто витрата повинна бути повністю й тільки для бізнесу. Там, де ми маємо подвійне призначення, якщо ми можемо відділити ту частину, що стосується бізнесу, тоді окей, вона відділяється. Якщо ми не можемо цю частину відділити, тоді повністю всі витрати не дозволяються до списання.
Отже, підсумок: щодо доходів – для банків потрібно мати контракти-інвойси, для HMRC це не суттєво, тому що це база оподанкування. Щодо витрат – для HMRC потрбіно мати підтвердження, за що ми заплатили, плюс потрібно мати аргументацію, чому саме ці кошти і чому саме ці витрати стосуються нашого бізнесу.
Скільки часу потрібно зберігати фінансові документи та чи є різниця для різних типів доходів або бізнесів?
HMRC може підняти звіт протягом року з моменту його подання, тому якщо звіт мав бути надісланий до січня, як мінімум рік після цього у нас повинна бути абсолютно вся документація. Для HMRC – це 4-річний термін, протягом якого можуть повернутися до якогось звітів і запросити додаткову документацію. В цілому ж рекомендація орієнтуватися на 6 років, тому що це є термін позовної давності, протягом якого контрагенти можуть звертатися до інших учасників договору щодо вимагання, скажімо, боргових зобов’язань або щодо перегляду якихось контрактів.
Які існують ефективні методи та системи зберігання документів — паперових і електронних — щоб не втратити важливі дані?
Однозначно це повинно бути в електронному форматі, залежно від кількості транзакцій, їхньої складності тощо. Простий кейс для прикладу: якщо це доволі простий бізнес, де є вхідні й вихідні потоки, але вони доволі однотипні. В цьому випадку рекомендація –звичайний документ Excel, де зберегти всі банківські операції, основні транзакції, просто позберігати скриншоти, які стосувались витрат. Можна поділити документ на податкові роки, в різних вкладах вказати витрати, доходи і документи або скриншоти, які засвідчують ці витрати.
Якщо це складніша діяльність, включно з VAT, в таких випадках є сенс використовувати спеціалізовані програми, Xero або QuickBooks, є також деякі інші аналоги. Вони дають можливість під кожну транзакцію підв’язувати якийсь документ. Ці програми платні, але вони будуть економити вам час і дадуть можливість за потреби доволі швидко отримати необхідний документ.
Що робити, якщо важливий чек або рахунок загубився — чи є альтернативні способи підтвердження витрат чи доходів?
Це небажана ситуація, але це не критично. По-перше, якщо оплата пройшла через банк, тобто є запис на банківському стейтменті, HMRC може це прийняти. Якщо цього немає, тоді HMRC запросить інші додаткові документи, які засвідчують, що транзакція відбулася. У випадку, якщо ви щось придбали за готівку і по банку не було цієї транзакції, можливо, є підтвердження від продавця, що він вам надіслав. Якщо таке обґрунтування можливе, так, HMRC це приймає як витрати. В іншому разі HMRC може не прийняти цю транзакцію як ваші дозволені витрати.
Ще раз нагадуємо, що витрати ведуть до того, що платник податків заплатить меншу суму податку. Тому HMRC може «пропустити», якщо в людини немає документа, але якщо сума витрат значна і без підтверджувального документа, тоді HMRC не дозволить таку транзакцію.
Які помилки найчастіше допускають українські фрилансери та self-employed у Британії при веденні фінансової документації, і як їх уникнути?
Найчастіші помилки – це те, що взагалі не зберігаються ніякі документи, ніяким чином це не систематизується: просто коли подали звіт, надіслали необхідні документи і на цьому забули. Через рік, два, три вам надійде запит – а вже нічого немає, і незрозуміло, де це шукати. Тому рекомендації наступні:
- по-перше – мати окремий банківський рахунок тільки для бізнес транзакції, і все вести тільки через цей рахунок;
- по-друге – мати окремий email, який використовується тільки для бізнесу. Таким чином буде простіше знайти конкретну інформацію;
- по-третє – однозначно використовувати програми для зберігання й систематизації документації: в простих кейсах використовуємо Excel, у складніших – спеціалізовані програми, які дають можливість відразу завантажувати чеки та підв’язувати їх під певні транзакції.
Читайте також про податкові помилки українців у Британії: як планування рятує бюджет
фото: Shutterstock
