Українцям у Британії для оформлення паспорта, реєстрації сімейного стану, подання диплома чи довіреності може знадобитися апостиль. Проте його вимагають не для кожного документа, а правила залежать від установи та мети звернення.
Благодійна організація Opora у блозі пояснює, де оформлювати апостиль на українських і британських документах, як діяти зі старими свідоцтвами та скільки часу може зайняти процедура.
Що таке апостиль і для чого він потрібен
Апостиль — це спеціальне засвідчення, яке підтверджує справжність підпису на офіційному документі, повноваження особи, що його підписала, а за потреби — печатки або штампа. Його застосовують відповідно до Гаазької конвенції 1961 року, щоб спростити використання документів за кордоном.
Водночас апостиль підтверджує походження документа, а не достовірність викладеної в ньому інформації. Він також не замінює перекладу й не гарантує, що документ автоматично приймуть для конкретної процедури. Наприклад, апостиль на дипломі сам по собі не означає визнання професійної кваліфікації.
Чи обов’язково апостилювати документи
Ні. Сам факт подання документа за кордоном не означає, що на ньому обов’язково має бути апостиль. Вимоги залежать від виду документа, процедури та міжнародних домовленостей між країнами.
Перед оформленням варто з’ясувати в установі, куди подаватимете документи:
- чи потрібен апостиль саме у вашому випадку;
- чи приймають оригінал або засвідчену копію;
- чи можна використати наявний документ, чи потрібно отримати повторний;
- якою мовою має бути переклад і як його необхідно засвідчити;
- чи приймають електронний документ з електронним апостилем.
Якщо вимоги на сайті незрозумілі, краще звернутися до установи безпосередньо. Наприклад, запитати, чи потрібні апостиль і засвідчений переклад українського свідоцтва про шлюб для конкретної послуги.
Де оформлювати апостиль: в Україні чи Британії
Зазвичай апостиль оформлюють у країні, яка видала документ. Британський Legalisation Office не апостилює оригінали документів, виданих українськими органами. Так само для використання британського документа в Україні потрібно перевірити порядок його легалізації у Великій Британії.
Якщо британський нотаріус засвідчує копію українського документа, це окрема процедура. Її прийнятність необхідно заздалегідь погодити з установою, куди подаватимете документ.
Як апостилювати українські документи для Британії
Спочатку перевірте вимоги британської установи. Не варто автоматично замовляти апостиль і нотаріальне засвідчення перекладу лише через те, що документ виданий в Україні. Якщо апостиль необхідний, компетентний орган залежить від виду документа. Порядок оформлення та спосіб подання документів варто перевіряти на офіційному сайті Міністерства закордонних справ України: інформація про апостиль.
Що робити з радянським свідоцтвом
Для офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік СРСР, діють спеціальні правила. За інформацією судової влади України, такі оригінали не приймають для проставлення апостиля. Виняток передбачений, зокрема, для документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР.
Практичним рішенням для радянського свідоцтва про народження, шлюб чи розірвання шлюбу часто стає отримання повторного документа сучасного українського зразка на підставі актового запису. Після цього можна оформити апостиль, якщо його вимагає установа у Великій Британії.
Інший варіант — апостилювання належним чином засвідченої в Україні копії або копії з перекладом. У такому разі апостиль підтверджуватиме підпис і повноваження особи, яка засвідчила копію, а не підпис посадовця на радянському оригіналі. Важливо заздалегідь уточнити, чи прийме таку копію британська установа.
Якщо український документ старий, але виданий після проголошення незалежності
Старий документ, оформлений незалежною Україною, не тотожний документу, виданому установою колишнього СРСР. Сам рік видачі не означає, що апостиль неможливий.
Якщо свідоцтво оформлене багато років тому, має пошкодження або нечіткі підпис і печатку, зверніться до органу, який проставляє апостиль. Для перевірки він може потребувати додаткових відомостей про підпис, повноваження посадовця чи печатку. Якщо отримати їх не вдасться, це може ускладнити оформлення.
У такій ситуації варто з’ясувати, чи можна використати наявний документ, чи простіше отримати повторний. Не замовляйте переклад, доки не визначитеся, який саме документ подаватимете.
Скільки часу займає апостиль в Україні
З 1 лютого 2026 року діє новий порядок проставлення апостиля Міністерством юстиції України, затверджений наказом від 20 листопада 2025 року № 3177/5.
За загальним правилом документи розглядають у строк до трьох робочих днів із дня, наступного за днем реєстрації заяви. Якщо потрібна додаткова перевірка підпису, печатки чи штампа, процедура може тривати довше.
Актуальні умови варто перевіряти на сайті Міністерства юстиції України.
Як перевірити український апостиль
Для апостилів, проставлених Міністерством юстиції України, працює Електронний реєстр апостилів. Через нього можна перевірити апостилі Мін’юсту, оформлені після 9 листопада 2015 року. Апостилі інших українських компетентних органів у цьому реєстрі не перевіряються.
У 2026 році сервіс оновили: він дає змогу перевіряти нові апостилі, звертатися до архіву раніше виданих і переглядати скановану копію документа, на який проставлено апостиль. Для апостилів, виданих до 1 березня 2026 року, контрольний код для перевірки не потрібен.
Деталі — у повідомленні судової влади України.
Як оформити апостиль на британських документах для України
У Британії апостилі видає Legalisation Office Міністерства закордонних справ, у справах Співдружності та розвитку (FCDO).
Перед поданням британського свідоцтва про народження, шлюб чи іншого документа до українського консульства, ДП «Документ» або іншого органу потрібно перевірити вимоги конкретної послуги. Апостиль і переклад можуть бути обов’язковими, але правила залежать від процедури та міжнародних домовленостей.
Наприклад, для іноземного свідоцтва про народження, яке подають під час оформлення українського закордонного паспорта, Паспортний сервіс ДП «Документ» зазначає вимогу апостиля, якщо міжнародними договорами не передбачено іншого, та перекладу українською мовою.
З березня 2026 року Паспортний сервіс ДП «Документ» у Лондоні також приймає українські документи для організації проставлення апостиля в межах сервісної послуги. Актуальні строки, перелік документів і вартість потрібно уточнювати безпосередньо в сервісі.
Ознайомитися з правилами британського апостиля можна на GOV.UK.
Чи потрібен британський нотаріус
Не завжди. Британські свідоцтва про народження, шлюб і смерть зазвичай можна подавати на апостилювання без попереднього нотаріального засвідчення.
Для інших документів — наприклад, довіреностей, заяв або копій — може знадобитися засвідчення британським нотаріусом чи solicitor. Це залежить від типу документа та вимог української установи.
Нотаріус може засвідчити документ і організувати його подання, але апостиль видає FCDO. Якщо оформлюєте довіреність для використання в Україні, до підписання погодьте її текст з українським нотаріусом або установою, де її подаватимуть.
Паперовий чи електронний апостиль у Великій Британії
FCDO пропонує два формати:
- Паперовий апостиль — для фізичного документа.
- Електронний апостиль (e-Apostille) — для PDF-документа, електронно підписаного британським нотаріусом або solicitor.
Електронний варіант недоступний для британських свідоцтв про народження, шлюб, смерть, цивільне партнерство й усиновлення. Для них оформлюють паперовий апостиль.
Перед замовленням e-Apostille перевірте, чи прийме його українська установа саме у вашій процедурі. Роздруківка електронного апостиля не перетворює його на паперовий.
Як подати заявку на британський апостиль
Звертатися до посередника необов’язково — заявку можна подати самостійно через офіційний сервіс GOV.UK.
Для паперового апостиля потрібно заповнити онлайн-заяву, сплатити збір, зазначити адресу для повернення та надіслати документ за інструкцією. Після оформлення його повернуть поштою або кур’єром.
Для e-Apostille необхідно завантажити підготовлений PDF і отримати результат у цифровому форматі.
FCDO не повертає легалізовані паперові документи безпосередньо в Україну. Тому слід вказати адресу в іншій країні, наприклад у Великій Британії, а подальше пересилання організувати самостійно.
Можна скористатися послугами нотаріуса чи спеціалізованої компанії, але перед замовленням варто уточнити повну вартість, склад послуги та строк від передачі документа до його повернення.
Скільки коштує британський апостиль
Вартість і строки FCDO залежать від обраної послуги. За інформацією сервісу, варіант Restricted Urgent коштує £100 і передбачає оформлення того самого робочого дня. Він доступний лише зареєстрованим компаніям і потребує попереднього погодження FCDO.
Доставка, нотаріальні та посередницькі послуги оплачуються окремо. Строк Next-Day стосується опрацювання документа у FCDO, тому підготовка й доставка можуть потребувати додаткового часу. Якщо необхідно перевірити підпис, оформлення також може затягнутися.
Актуальну вартість стандартної послуги та строки перевіряйте під час подання заявки на GOV.UK.
Як підготувати переклад документа
Незалежно від того, чи подаєте український документ у Британії, чи британський — в Україні, вимоги до мови та засвідчення перекладу визначає установа-отримувач.
Якщо апостиль потрібен, практично спочатку оформити його, а потім замовити переклад документа разом з апостилем. Так можна уникнути повторних витрат, якщо після засвідчення текст документа зміниться або до нього додасться апостиль.
Для британської установи перевірте, чи потрібен переклад англійською мовою та як саме його слід засвідчити. Нотаріальне засвідчення не варто замовляти автоматично — воно необхідне лише тоді, коли цього вимагає відповідна процедура.
Для української установи може знадобитися нотаріально засвідчений переклад українською мовою. В Україні нотаріус може засвідчити вірність перекладу, якщо володіє відповідними мовами, або засвідчити справжність підпису перекладача. Українські консульські установи також мають повноваження засвідчувати переклади; порядок оформлення потрібно уточнювати в конкретному консульстві.
Печатка перекладацької компанії сама по собі не замінює нотаріального засвідчення, якщо воно обов’язкове. Якщо плануєте засвідчити переклад у Великій Британії для подання в Україні, спочатку погодьте такий варіант з отримувачем.
Чи можна оформити документ в українському консульстві
Якщо вам потрібна довіреність або заява для використання в Україні, перевірте, чи можна оформити її безпосередньо в українському консульстві у Британії. Документи, видані закордонними дипломатичними установами України, не потребують апостиля в межах цієї процедури. Тому консульське оформлення може бути зручним рішенням, якщо необхідна нотаріальна дія доступна.
Головне правило: спочатку уточніть вимоги установи, куди подаватимете документ, і лише потім замовляйте апостиль та переклад. Це допоможе уникнути зайвих витрат і затримок.
ЧИтайте також: Як українцям за кордоном оформити довіреність: пояснення Мін’юсту
